Quando uma empresa trabalha à noite, aos fins de semana ou com diferentes turnos, manter o equipamento de proteção disponível pode ser complexo. Uma entrega de EPI bem organizada permite que cada pessoa aceda ao material necessário sem depender da presença permanente de pessoal do armazém.
Para o conseguir, é preciso coordenar as necessidades de cada posto, os pontos de recolha e a reposição. A automatização pode facilitar este trabalho quando faz parte de uma organização clara.
Identificar as necessidades de cada posto e turno
O primeiro passo consiste em saber que proteção é utilizada e quando ocorrem as recolhas. Um operador de produção e uma pessoa da manutenção podem precisar de artigos diferentes, mesmo dentro do mesmo turno.
Convém rever:
- Os equipamentos necessários para cada tarefa.
- Os horários e os momentos de maior consumo.
- Os tamanhos e os requisitos de ajuste.
- As necessidades associadas a novas admissões, substituições e intervenções extraordinárias.
Esta análise deve abranger toda a jornada de atividade. Se o armazém só entrega material durante um período concreto, é necessário prever como será atendido o pessoal que trabalha fora desse horário.
Situar os pontos de fornecimento perto dos trabalhadores
A localização influencia o tempo dedicado à recolha do material. Um armazém central pode ser suficiente em algumas instalações, enquanto noutras obriga a deslocações longas ou a esperar pela sua abertura.
Os pontos de fornecimento devem situar-se em zonas acessíveis aos utilizadores autorizados e compatíveis com a atividade da fábrica. Observar os percursos habituais ajuda a decidir onde serão mais úteis.
Além de facilitar o acesso, é preciso planear o seu abastecimento. Uma máquina disponível durante a noite só resolve a necessidade se contiver os artigos e os tamanhos de que esse turno precisa.
Organizar a reposição e a comunicação entre turnos
A gestão precisa de responsáveis definidos. Deve ficar claro quem verifica as existências, quando se repõe o material e o que acontece se uma referência estiver prestes a esgotar-se.
Também convém utilizar um canal comum para comunicar incidências. Se um turno detetar que falta um tamanho ou que um equipamento não dispensa corretamente, o aviso deve chegar à pessoa responsável e ao turno seguinte.
O registo das recolhas ajuda a detetar padrões de consumo e a ajustar as quantidades. Por exemplo, permite verificar se determinados artigos se esgotam antes do fim de semana ou se uma intervenção de manutenção exige a preparação de material adicional.
Como funciona a entrega automatizada
Num sistema automatizado, o trabalhador identifica-se através de um código ou de outro método compatível e acede ao material que tem autorizado.
O processo habitual é simples:
- Identificação: o sistema reconhece o utilizador.
- Seleção: o trabalhador escolhe entre os artigos autorizados.
- Recolha: a máquina dispensa o produto ou permite o acesso ao compartimento correspondente.
- Registo: a operação fica registada para facilitar o acompanhamento das entregas.
As autorizações devem corresponder às tarefas e às necessidades de proteção. Se forem estabelecidos controlos de consumo, devem prever-se exceções para atender substituições por deterioração ou outras necessidades justificadas.
Prever novas admissões, substituições e imprevistos
As permissões devem ser atualizadas quando uma pessoa entra na empresa, muda de função ou ocupa temporariamente outro posto. Preparar estes ajustes antes do início do turno evita problemas de acesso.
Também é preciso considerar aumentos de atividade, reparações urgentes e outras situações que podem aumentar o consumo. O planeamento deve ter em conta os artigos críticos e os tamanhos necessários, além das quantidades habituais.
Se a identificação ou o dispensador falharem, ou se faltar uma referência, deve existir uma via alternativa de fornecimento e um responsável a quem recorrer. O controlo do material deve facilitar o acesso à proteção necessária, e não tornar-se um obstáculo.
Escolher a solução de acordo com o material
Nem todos os EPI têm as mesmas dimensões nem são retirados com a mesma frequência. Por isso, podem combinar-se diferentes soluções:
- Máquinas de venda automática: adequadas para artigos pequenos e de uso frequente, como determinadas luvas, máscaras ou tampões auditivos embalados.
- Cacifos inteligentes: permitem organizar a entrega de equipamentos mais volumosos através de compartimentos e acesso identificado.
- Gestores de encomendas: ajudam a centralizar os pedidos de fornecimentos e a organizar a reposição.
A escolha depende do catálogo de produtos, do número de utilizadores e da distribuição dos postos de trabalho. Uma combinação adequada permite aproximar o material de quem precisa dele e simplificar a sua gestão.
Epivending: soluções para o fornecimento de EPI entre turnos
Na Epivending oferecemos máquinas de venda automática, cacifos inteligentes Epilocker e gestores de encomendas para automatizar a entrega de EPI e de outros fornecimentos laborais. Ajudamos a adaptar a solução aos produtos que a sua equipa utiliza e aos horários da sua empresa.
O nosso serviço integral inclui o acompanhamento das existências e a reposição do material. Assim, a dispensa automatizada é acompanhada de uma gestão do fornecimento que facilita a resposta às necessidades dos diferentes turnos.
Se pretende organizar a entrega de EPI fora do horário do armazém e reduzir as tarefas de distribuição manual, descubra as soluções da Epivending e conte-nos como trabalha a sua empresa.