Quando uma empresa entrega roupa de trabalho a pessoas com diferentes postos, tamanhos e turnos, a distribuição manual pode gerar confusões, esperas e registos incompletos. Uma solução de gestão de vestuário laboral ajuda a organizar as entregas, facilitar as novas admissões e saber que peças foram atribuídas a cada trabalhador.
Automatizar este processo exige definir o que cada pessoa precisa e como serão geridas as entregas, as substituições e as existências.
Definir as peças que correspondem a cada posto
O vestuário deve adaptar-se à atividade e às condições de trabalho. Nem todos os postos precisam das mesmas peças nem da mesma frequência de renovação.
Também convém distinguir entre roupa de trabalho comum e peças que são equipamentos de proteção individual. Um uniforme corporativo não é necessariamente um EPI, enquanto um casaco ou umas calças concebidos para proteger contra riscos específicos podem sê-lo. A diferença está na sua função protetora, não no tipo de peça.
Para organizar as atribuições, é útil dispor de uma lista com:
- O posto e o trabalhador.
- As peças autorizadas.
- O tamanho de cada artigo.
- Os critérios de renovação e substituição.
Esta informação permite configurar as entregas de acordo com as necessidades reais da equipa.
Manter atualizados os tamanhos e as atribuições
Um tamanho incorreto transforma uma entrega numa incidência. Por isso, o registo deve indicar o tamanho de cada peça, em vez de utilizar um tamanho geral: as medidas podem variar entre fabricantes e entre calças, casacos ou calçado.
Também deve ser atualizado quando uma pessoa muda de posto, de centro ou de funções. Assim, evita-se que continue a levantar peças de que já não precisa ou que não tenha acesso às que correspondem à sua nova atividade.
Rever estes dados durante as novas admissões, as trocas de tamanho e as renovações ajuda a detetar erros e atribuições duplicadas.
Preparar as entregas para novas admissões
A chegada de um trabalhador implica verificar as suas necessidades, localizar os tamanhos e preparar a sua dotação. Ter esta informação antes do primeiro dia facilita o processo e reduz a dependência de uma distribuição improvisada.
As peças podem ser preparadas dobradas ou embaladas e colocadas nos compartimentos adequados, consoante o equipamento utilizado. Com as permissões configuradas, o trabalhador pode levantar o material atribuído seguindo o procedimento de identificação.
Nas substituições, registar a nova entrega permite descontar a unidade do stock e manter atualizado o histórico de peças recebidas por cada pessoa.
Organizar trocas, desgaste e necessidades sazonais
A gestão do vestuário continua depois da primeira entrega. Convém diferenciar três situações:
- Trocas de tamanho: registar a peça substituída e a nova unidade entregue. Se a anterior for devolvida, verificar o seu estado antes de decidir se pode voltar a ser utilizada.
- Peças deterioradas: definir como se pede a substituição e como se retira a peça para evitar uma nova atribuição por erro.
- Necessidades sazonais: preparar com antecedência peças de agasalho ou outras dotações associadas à época do ano e aos aumentos de atividade.
Separar estas situações das entregas habituais facilita a interpretação do consumo e o planeamento das compras.
Registar os levantamentos e controlar as existências
O registo de entregas permite saber quem levantou uma peça, que artigos são utilizados com maior frequência e que existências continuam disponíveis. Estes dados ajudam a ajustar a reposição por referência e tamanho.
Os sistemas de dispensa podem identificar o trabalhador através de um código e permitir o acesso ao material autorizado. Isto facilita o levantamento em diferentes turnos, desde que o equipamento esteja operacional e abastecido.
Se o sistema também gerir EPI, ferramentas ou consumíveis, convém manter categorias diferenciadas. Cada material pode precisar das suas próprias regras de autorização, entrega e reposição.
Escolher o sistema adequado e prever as incidências
O tamanho das peças, o número de utilizadores e a frequência das entregas determinam a solução mais adequada. As t-shirts ou as calças dobradas ocupam um espaço diferente do de outras peças ou do calçado.
Os armários inteligentes permitem organizar o acesso a compartimentos e associar as operações a utilizadores identificados. As máquinas de venda automática podem complementar a instalação para dispensar outros materiais de uso habitual.
A implementação também deve definir como agir perante um tamanho incorreto, uma falta de existências ou um problema de acesso. Definir um responsável e uma via alternativa de entrega permite resolver estas situações sem depender apenas do funcionamento do equipamento.
Epivending: soluções para automatizar a entrega de vestuário laboral
Na Epivending oferecemos armários inteligentes Epilocker para facilitar a entrega e o controlo de vestuário laboral, calçado e outros fornecimentos. Os seus compartimentos e opções de acesso permitem adaptar a solução ao material e à organização de cada empresa.
Ajudamos a avaliar a configuração adequada de acordo com as peças que a sua equipa utiliza, o número de trabalhadores e os horários de levantamento. Estas soluções podem ser complementadas com máquinas de venda automática e gestores de encomendas para organizar outros fornecimentos laborais.
Se pretende simplificar a distribuição de roupa de trabalho e melhorar o controlo das entregas, descubra as soluções da Epivending e conte-nos de que precisa a sua empresa.